POLÍTICA DE REEMBOLSOS Y DEVOLUCIONES

EN TRÁMITES CONCILIATORIOS EN DERECHO

1. DESCOMPOSICIÓN DE LOS CONCEPTOS COBRADOS

Los valores cancelados por el convocante al radicar una solicitud de conciliación remunerada se dividen obligatoriamente en dos rubros independientes tasados en Unidades de Valor Básico (UVB):

  • Gastos Administrativos del Centro: Corresponden a los costos operativos de radicación, verificación de competencia, expedición del auto de admisión o inadmisión, habilitación de la infraestructura telemática cifrada o salas presenciales, emisión de notificaciones certificadas y custodia criptográfica del expediente digital (HASH SHA-256). Se causan a medida que se ejecutan las etapas de sustanciación.
  • Honorarios del Conciliador(a): Remuneración fijada al operador MASC por el estudio de fondo de la solicitud, dirección efectiva de la audiencia, deliberación de fórmulas de arreglo y expedición del acta o constancia legal. Solo se causan en su totalidad con la instalación y evacuación de la diligencia o con la expedición del resultado procesal respectivo.

2. TABLA DE PROCEDENCIA Y RETENCIÓN SEGÚN ETAPA PROCESAL

Causa o Estado del Proceso Procedencia de la Devolución Rubro Retenido / Deducido Rubro Objeto de Reembolso
A. Desistimiento antes del auto de admisión y de cualquier notificación Procede (Parcial)
Retención del 100% de los gastos de radicación y estudio inicial causados (tarifa mínima administrativa en UVB).
100% de los Honorarios del Conciliador y el remanente administrativo no ejecutado.
B. Inadmisión por falta de subsanación o asunto no conciliable (Art. 52 Ley 2220/2022) Procede (Parcial)
Retención de los gastos administrativos causados por el estudio formal y emisión del auto motivado.
100% de los Honorarios del Conciliador (al no instalarse audiencia).
C. Desistimiento posterior a la citación o notificación de la contraparte NO procede
Retención del 100% de gastos administrativos y honorarios. El Centro ya desplegó la función pública de convocatoria y reserva de sala/operador.
 $0.00 COP (Se expedirá auto de terminación por desistimiento).
D. Inasistencia de una o ambas partes (Expedición de Constancia Art. 59 y 67 Ley 2220/2022) NO procede
Retención del 100% del pago. La diligencia fue convocada, se agotó el término de justificación y se expidió la constancia que agota el requisito de procedibilidad judicial.
 $0.00 COP.
E. Falta de Acuerdo (Expedición de Constancia de No Acuerdo) NO procede
Retención del 100% del pago. El servicio público transitorio de administrar justicia se prestó íntegramente.
 $0.00 COP.
F. Falla imputable al Centro o al Conciliador (imposibilidad física/técnica no superable) Procede (Total) Ninguna retención. 100% de la totalidad de lo pagado o reprogramación prioritaria a elección del convocante.

3. PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA RADICAR LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN

  1. Presentación de la Solicitud: El convocante titular del pago debe remitir memorial escrito al correo oficial corporacionmataco@gmail.com indicando:

    • Radicado institucional del caso (Ej. CCO-2026-XXXX).
    • Nombre completo y documento de identidad del titular adquirente de la factura.
    • Motivo legal de la solicitud (anexando soportes si alega fuerza mayor o desistimiento oportuno).
    • Certificación bancaria con vigencia no mayor a 30 días a nombre exclusivo del titular del pago (no se reembolsa a cuentas de terceros no autorizados formalmente).
  2. Estudio y Liquidación Técnica: La Secretaría Técnica y Financiera verificará en el expediente digital el estado de las actuaciones, el cruce de tarifas en UVB y liquidará el saldo a favor en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
  3. Desembolso y Tiempos Contables: Aprobada la solicitud mediante auto administrativo interno, la Corporación Mataco ejecutará la transferencia bancaria en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, descontando las comisiones o gravámenes bancarios de dispersión si el desistimiento obedeció a causas voluntarias del usuario.

4. TRATAMIENTO TRIBUTARIO Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA (DIAN)

  • Emisión de Nota Crédito Electrónica: De acuerdo con la Resolución DIAN 000165 de 2023, toda devolución total o parcial exige la expedición obligatoria de una Nota Crédito Electrónica vinculada de manera unívoca al Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de la Factura Electrónica de Venta (FEV) originalmente emitida.
  • Ajuste de Impuestos: La Nota Crédito anulará proporcionalmente el IVA y los registros contables correspondientes, garantizando que el usuario no conserve créditos fiscales indebidos y el Centro mantenga su trazabilidad tributaria ante el MUISCA.

FUENTES NORMATIVAS

  • Estatuto General de la Conciliación en Colombia: Ley 2220 de 2022 (Artículos 52, 59, 67, 91 y 93). Regula la inadmisión de solicitudes, el trámite de citación, las consecuencias de la no comparecencia y la causación de la función pública transitoria de administrar justicia al expedir actas o constancias oficiales.
  • Régimen Reglamentario de Tarifas y Centros MASC: Decreto 1069 de 2015 (DUR del Sector Justicia y del Derecho). Establece la diferenciación legal entre gastos administrativos institucionales y los honorarios fijados para los conciliadores en derecho.
  • Desindexación Arancelaria en Medidas Macroeconómicas: Ley 2294 de 2023 (Artículo 313). Determina que todas las tarifas, topes de cobro y deducciones administrativas de los centros de conciliación deben liquidarse exclusivamente en Unidades de Valor Básico (UVB).
  • Sistema de Facturación Electrónica y Notas Crédito: Resolución DIAN 000165 de 2023 (Anexo Técnico 1.9) y Estatuto Tributario (Artículo 616-1). Norma técnica imperativa para la reversión contable, anulación y emisión de notas crédito derivadas de servicios no prestados o devoluciones de venta.
  • Derecho de Petición y Reclamaciones Contables: Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo — Artículos 14 y siguientes). Fija los términos perentorios de respuesta ante reclamaciones de carácter administrativo y financiero.
  • Sistema de Gestión de Calidad Documental: Norma Técnica Colombiana NTC 5906 (ICONTEC). Dispone la obligación de contar con procedimientos estandarizados, públicos y transparentes para la atención de solicitudes de reintegro económico en centros MASC certificados.

EN TRÁMITES DE ARBITRAJE (NACIONAL, EJECUTIVO, EXPRESS MIPYMES, INTERNACIONAL Y LÍNEA)

1. DESCOMPOSICIÓN DE LOS CONCEPTOS COBRADOS EN ARBITRAJE

La totalidad de los aranceles, expensas y emolumentos arbitrales se expresan y liquidan de manera obligatoria en Unidades de Valor Básico (UVB) (Ley 2294 de 2023), desagregándose contablemente en tres rubros autónomos:

  • Gastos de Radicación y Examen Inicial: Costo administrativo fijo destinado a la revisión preliminar de requisitos formales de la demanda arbitral, verificación de la cláusula compromisoria o compromiso y control de competencia inicial (Art. 12, Ley 1563 de 2012). Se causan en su totalidad con la presentación formal de la demanda.
  • Gastos de Administración del Centro: Corresponden a los servicios institucionales de secretaría general, conformación del expediente electrónico con sellado criptográfico HASH SHA-256, citaciones y notificaciones telemáticas certificadas (Ley 2213 de 2022), plataformas virtuales cifradas de audiencia y custodia física/digital (NTC 5906). Se causan gradualmente según el avance de las fases procesales.
  • Honorarios de Árbitro(s) y Secretario(a): Monto fijado por el Tribunal Arbitral en la audiencia correspondiente (Art. 25, Ley 1563 de 2012). Estos honorarios están sujetos a los topes máximos en UVB previstos en el Decreto 1069 de 2015 y permanecen en depósito especial hasta que se verifique su causación procesal conforme a la ley.

2. TABLA MAESTRA DE REEMBOLSO SEGÚN ETAPA PROCESAL Y MODALIDAD ARBITRAL

Modalidad Arbitral Etapa Procesal de Terminación / Desistimiento Retención Aplicable (No Reembolsable) Saldo Sujeto a Devolución (Reembolsable)
Arbitraje Nacional Ordinario
Retiro de la demanda antes de notificar a la contraparte o antes de designar árbitros.
100% de los gastos de radicación y examen inicial causados en UVB.
100% de los honorarios de árbitro(s)/secretaría y remanente no causado de administración.
Arbitraje Nacional Ordinario
Terminación anticipada (acuerdo, transacción o desistimiento) antes de la Primera Audiencia de Trámite (Art. 27, Ley 1563/2012).
100% de gastos de administración causados + hasta el 50% de los honorarios fijados para árbitros y secretario según labor realizada.
Saldo remanente de honorarios y partidas no ejecutadas del fondo de gastos.
Arbitraje Nacional Ordinario
Terminación posterior a la celebración de la Primera Audiencia de Trámite (Art. 30, Ley 1563/2012).
100% de gastos de administración y 100% de los honorarios del Tribunal Arbitral.
 $0.00 COP (Únicamente procede el remanente no utilizado de expensas probatorias/peritajes).
Arbitraje Ejecutivo (Títulos Valores / Ejecución de Actas MASC)
Falta de pago o retiro antes de proferir el mandamiento ejecutivo arbitral.
Gastos mínimos de radicación y sustanciación inicial en UVB.
100% de los honorarios del árbitro único ejecutivo.
Arbitraje Ejecutivo
Pago total de la obligación o arreglo directo posterior al mandamiento ejecutivo pero previo a excepciones.
Gastos de administración causados + honorarios proporcionales causados por la emisión del mandamiento ejecutivo.
Saldo remanente de honorarios de árbitro conforme a la liquidación final del Tribunal.
Arbitraje Express para MiPymes (Trámite Ágil / Árbitro Único)
Desistimiento o conciliación previa a la instalación de la audiencia concentrada de pruebas y alegatos.
Tarifa administrativa base MiPyme en UVB.
Hasta el 70% de los honorarios del árbitro único asignado.
Arbitraje Internacional (Sección II, Ley 1563 / CNUDMI)
Terminación antes de constituir el Tribunal o retiro de la solicitud de arbitraje.
Anticipo administrativo de registro institucional en UVB.
100% de los depósitos por concepto de honorarios de árbitros (Advance on Costs).
Arbitraje Internacional
Terminación por acuerdo de partes o transacción antes del laudo final.
Gastos administrativos devengados y honorarios tasados por el Tribunal según tiempo y complejidad (Reglas UNCITRAL).
Saldo no ejecutado de la provisión de fondos arbitrales.
Trámite Especial L10 (Línea de Mínima Cuantía / Arbitraje Social) Desistimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la radicación inicial.
Deducción administrativa fija de sostenimiento (máximo 5 UVB).
Saldo total consignado por el convocante.

3. REGLAS ESPECIALES DEL RÉGIMEN ARBITRAL (LEY 1563 DE 2012)

  • Efectos de la Declaratoria de Incompetencia (Kompetenz-Kompetenz): Si el Tribunal Arbitral decide en la Primera Audiencia de Trámite que carece de competencia para conocer de la controversia (por inexistencia, nulidad, ineficacia o caducidad del pacto arbitral – Art. 30), el Tribunal procederá a fijar los honorarios definitivos correspondientes a la etapa preliminar y ordenará la restitución inmediata a las partes de los dineros no causados.
  • Falta de Consignación y Trámite Desierto (Art. 27, Ley 1563 de 2012): Cuando la parte obligada no consigne oportunamente su cuota de honorarios y gastos, y la contraparte decida no subrogar el pago, el Tribunal declarará la cesación de sus funciones y la extinción de los efectos del compromiso para el caso concreto. En este evento, a la parte que hubiere consignado oportunamente su cuota se le reintegrará el 100% de la suma aportada por concepto de honorarios de árbitros y secretaría, deduciendo los gastos administrativos efectivamente causados por el Centro.
  • Rechazo In Limine: Si la demanda arbitral es rechazada de plano por falta de subsanación o manifiesta falta de jurisdicción/competencia sin designación de árbitros, se reembolsará el 100% de las partidas destinadas a honorarios del tribunal.

4. PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA SOLICITAR LA DEVOLUCIÓN

  1. Radicación de la Solicitud Formal: La parte demandante o el titular pagador deberá presentar memorial formal mediante correo electrónico a corporacionmataco@gmail.com con los siguientes requisitos:

    • Identificación del expediente arbitral (CCO-ARB-2026-XXXX).
    • Copia de la providencia judicial/arbitral que declaró la terminación, desistimiento, cesación o incompetencia (si aplica).
    • Certificación bancaria vigente (no superior a 30 días) a nombre exclusivo de la persona natural o jurídica titular del comprobante o de la factura original.
  2. Liquidación y Verificación Financiera: La Dirección Financiera y la Secretaría del Tribunal (o Secretaría General del Centro si no hubiere posesión) liquidará en un plazo máximo de diez (10) días hábiles las sumas a reintegrar conforme a la tabla de conversión en UVB vigente a la fecha del cobro.
  3. Desembolso y Dispersión de Fondos: Una vez aprobado el auto administrativo de liquidación por la Corporación Mataco, se ejecutará el desembolso vía transferencia bancaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, deduciendo los costos de intermediación bancaria o transferencias internacionales si la causa fue el desistimiento voluntario de la parte.

5. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y AJUSTE TRIBUTARIO (DIAN)

  • Emisión Obligatoria de Nota Crédito Electrónica: En estricto cumplimiento del Artículo 616-1 del Estatuto Tributario y la Resolución DIAN 000165 de 2023 (Anexo Técnico 1.9), toda devolución dineraria en arbitraje exige la emisión de una Nota Crédito Electrónica vinculada de manera unívoca al Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de la Factura Electrónica de Venta (FEV) original emitida por el Centro.
  • Ajuste de Cargas Fiscales: La emisión de la Nota Crédito regulariza los asientos contables, ajusta la retención en la fuente y extingue el Impuesto sobre las Ventas (IVA) sobre los servicios no causados, garantizando la trazabilidad fiscal ante la DIAN y la auditoría NTC 5906.

FUENTES NORMATIVAS

Norma / Disposición Estado Jurídico Actual Control de Constitucionalidad / Jurisprudencia Aplicación en el Centro C.C.O.
Ley 2220 de 2022 (Estatuto General de Conciliación) VIGENTE Demandas contra su integridad han sido desestimadas; la Sentencia C-015 de 2024 respaldó la armonización legislativa de los MASC. Regula las audiencias, actas de acuerdo total, constancias de inasistencia (Arts. 59 y 67) y reporte al SICAAC.
Ley 2213 de 2022 (Justicia Digital y TICs) VIGENTE (Permanente) La Sentencia C-522 de 2023 declaró la exequibilidad del Artículo 6 (canales digitales) ratificando la vigencia permanente del modelo telemático. Sustenta la equivalencia probatoria, la firma por atestación delegada y el cómputo de términos al día hábil siguiente (Art. 8).
Ley 2294 de 2023 (Art. 313) (Plan Nacional de Desarrollo – UVB) VIGENTE La Unidad de Valor Básico (UVB) no ha sido declarada inexequible y rige como métrica legal para desindexar cobros del Salario Mínimo. Obliga a tasar y liquidar aranceles, tarifas, expensas de desplazamiento e indexación de acuerdos en UVB.
Ley 1563 de 2012 (Estatuto de Arbitraje) VIGENTE Marco procesal general del arbitraje nacional e internacional (Sección I y II). Rige la fijación de honorarios (Art. 25), audiencias de trámite y las causales de devolución/retención por cesación.
Convención de Singapur sobre Mediación VIGENTE Y RATIFICADA Ajuste de precisión: La ley aprobatoria exacta es la Ley 2309 de 2023 (declarada EXEQUIBLE por la Corte Constitucional en la Sentencia C-418 de 2024). Habilita la ejecutabilidad transfronteriza directa de actas de mediación comercial en el extranjero.
Decreto 1069 de 2015 (DUR Sector Justicia) VIGENTE (Con modificaciones) Compilación reglamentaria del sector justicia. Parámetros para tarifas, inspección y vigilancia de centros de conciliación y arbitraje.
Resolución MinJusticia 1510 de 2026 (Contingencia Tecnológica) VIGENTE (Transitoria) Acto administrativo expedido el 10 de agosto de 2026 por el Ministro de Justicia ante el ataque de ransomware que afectó el 95% de los sistemas (incluido SICAAC). Sustenta la suspensión de términos internos del Ministerio, el uso de radicadores de contingencia y las constancias de indisponibilidad técnica (Art. 62 CPACA).

EN FORMALIZACIÓN DE ACUERDOS DE APOYO Y DIRECTIVAS ANTICIPADAS (LEY 1996 DE 2019 Y DECRETO 1429 DE 2020)

1. DESCOMPOSICIÓN DE LOS CONCEPTOS COBRADOS

Los trámites remunerados de acuerdos de apoyo y directivas anticipadas se liquidan de forma imperativa en Unidades de Valor Básico (UVB) (Art. 313, Ley 2294 de 2023), desglosándose en los siguientes rubros contables:

  • Gastos de Radicación y Estudio Preliminar: Comprende el análisis formal de la solicitud, verificación de inexistencia de litigios o conflictos de interés vigentes entre la persona titular y los apoyos propuestos (Art. 2.2.4.5.2.2, Decreto 1069 de 2015 adicionado por D. 1429 de 2020), y coordinación de ajustes razonables. Se causan al radicar el trámite.
  • Gastos de Logística y Ajustes Razonables / Atención In Situ: Recursos para la habilitación de formatos accesibles (lectura fácil, transcripción tecnológica), salas de primer piso en Itagüí o el desplazamiento domiciliario/hospitalario del operador MASC (Art. 2.2.4.5.3.1 del Decreto 1069 de 2015). Solo se causan si el servicio fue efectivamente desplegado.
  • Honorarios del Conciliador(a) Formado(a) en Ley 1996 de 2019: Retribución fijada al conciliador con certificación acreditada ante el Ministerio de Justicia. Cubre dos momentos procesales diferenciados:

    1. Etapa 1: Sustanciación de la entrevista individual y reservada (a solas) con el titular del acto (Art. 2.2.4.5.2.3, Decreto 1069 de 2015).
    2. Etapa 2: Celebración de la audiencia de formalización, suscripción del acta y expedición de salvaguardas.

2. TABLA DE PROCEDENCIA, RETENCIÓN Y REEMBOLSO SEGÚN ETAPA PROCESAL

Causal o Etapa de Terminación Procedencia de Reembolso Deducción / Retención Aplicada (No Reembolsable) Saldo a Reintegrar (Reembolsable)
A. Desistimiento del titular ANTES de la entrevista previa individual a solas Procede (Parcial) Gastos de radicación y examen preliminar causados en UVB. 100% de los honorarios del conciliador y el 100% de expensas de desplazamiento no ejecutadas.
B. Desistimiento del titular DURANTE o después de la entrevista individual a solas Procede (Parcial) Gastos administrativos causados + 50% de los honorarios del conciliador (por realización de la entrevista a solas). 50% de los honorarios del conciliador (correspondientes a la audiencia de formalización no celebrada).
C. Imposibilidad de formalizar por detectar influencia indebida, presión o conflicto de interés Procede (Parcial) Gastos administrativos causados + 50% de honorarios del conciliador por agotar la entrevista de control y protección legal. 50% de los honorarios del conciliador. Se remite constancia motivada para iniciar adjudicación judicial de apoyos.
D. Imposibilidad absoluta de manifestar voluntad por cualquier medio accesible Procede (Parcial) Gastos administrativos + 50% de honorarios del conciliador por el examen técnico de apoyos. 50% de los honorarios de formalización. Se orienta de oficio hacia el proceso de adjudicación judicial (Art. 37, Ley 1996).
E. Inasistencia injustificada de la persona propuesta como apoyo a la formalización NO procede Retención del 100% de gastos y honorarios. Se programa segunda y última fecha dentro de los 10 días siguientes. $0.00 COP (Si no asiste a la reprogramación, se archiva la actuación).
F. Formalización exitosa y suscripción del Acta de Acuerdos de Apoyo / Directiva NO procede Retención del 100% por cumplimiento pleno del servicio público de formalización. $0.00 COP (El acta se remite al archivo oficial e interoperabilidad SICAAC).
G. Falla técnica o imposibilidad institucional del Centro para brindar los ajustes razonables Procede (Total) Ninguna retención. 100% de la totalidad de lo pagado, incluidos gastos de radicación.

3. REGLAS ESPECIALES DE PROTECCIÓN AL TITULAR DEL ACTO

  • Supremacía de la Voluntad: La persona titular del acto jurídico puede desistir o dar por terminado el trámite en cualquier momento previo a la firma del acta. El Centro tiene prohibido sancionar económicamente o imponer cláusulas penales por el ejercicio de este derecho fundamental (Art. 4, Ley 1996 de 2019).
  • Titularidad del Reembolso: Salvo que medie estipulación en contrario debidamente acreditada en la factura electrónica, la restitución de dineros se realizará prioritariamente a la cuenta bancaria de la persona con discapacidad titular del trámite, evitando que terceros intermediarios retengan sus recursos.
  • Prohibición de Cobro por Ajustes Básicos: No se cobrarán recargos por el uso de formatos de lectura fácil o apoyos comunicativos estándar provistos directamente por el Centro C.C.O., en cumplimiento del Protocolo de Servicios de Justicia Inclusivos.

4. PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA SOLICITAR EL REEMBOLSO

  1. Presentación de la Solicitud: Memorial formal o manifestación verbal asistida radicada al buzón corporacionmataco@gmail.com o presencialmente en Itagüí, Antioquia, indicando:

    • Radicado interno (CCO-APO-2026-XXXX).
    • Nombre completo y documento de identidad del solicitante y/o titular del pago.
    • Certificación bancaria vigente (no mayor a 30 días) a nombre del titular adquirente de la factura.
  2. Liquidación y Dictamen: La Dirección Jurídica y la Secretaría Técnica constatarán en el expediente digital el informe de la entrevista a solas y liquidarán el saldo a favor en un término máximo de ocho (8) días hábiles.
  3. Desembolso y Emisión de Nota Crédito: Una vez aprobado el reembolso, la Corporación Mataco ejecutará la transferencia electrónica dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. De forma simultánea y en cumplimiento de la Resolución DIAN 000165 de 2023, expedirá la Nota Crédito Electrónica asociada a la Factura Electrónica de Venta (FEV), reversando los impuestos y garantizando la trazabilidad fiscal.

FUENTES NORMATIVAS

  • Régimen de Capacidad Legal de Personas con Discapacidad: Ley 1996 de 2019 (Artículos 3, 4, 15, 16, 17, 21 y 22). Establece la validez de los acuerdos de apoyo, directivas anticipadas y el cobro de tarifas reguladas por centros de conciliación privados.
  • Reglamentación de Apoyos ante Centros de Conciliación: Decreto 1429 de 2020 (que adiciona el Título 4, Parte 2, Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015). Regula las fases del trámite, la entrevista individual y reservada a solas (Art. 2.2.4.5.2.3), las obligaciones del conciliador y las visitas domiciliarias in situ (Art. 2.2.4.5.3.1).
  • Constitucionalidad del Régimen de Capacidad Legal: Corte Constitucional, Sentencia C-025 de 2021. Declara la exequibilidad de la Ley 1996 de 2019, ratificando la presunción de capacidad y la autonomía de la persona con discapacidad.
  • Estatuto General de la Conciliación: Ley 2220 de 2022 (Artículos 52, 91 y 93). Aplica supletoriamente a la administración y archivo de expedientes en centros de conciliación autorizados.
  • Desindexación Arancelaria en UVB: Ley 2294 de 2023 (Artículo 313). Dispone la obligatoriedad de cuantificar y cobrar las tarifas de acuerdos de apoyo y directivas anticipadas exclusivamente en Unidades de Valor Básico (UVB).
  • Régimen Tributario y Facturación Electrónica: Resolución DIAN 000165 de 2023 (Anexo Técnico 1.9) y Estatuto Tributario (Artículo 616-1). Regulan la anulación y expedición de notas crédito electrónicas ante reembolsos.
  • Acreditación del Sistema de Gestión de Calidad: Norma Técnica Colombiana NTC 5906 (ICONTEC). Exige trazabilidad y transparencia en los trámites especiales e inclusivos del Centro C.C.O.

EN TRÁMITES DE AMIGABLE COMPOSICIÓN

1. DESCOMPOSICIÓN DE LOS CONCEPTOS LIQUIDADOS EN UVB

Todo valor cobrado en la amigable composición se tasa y factura de forma obligatoria en Unidades de Valor Básico (UVB) (Art. 313, Ley 2294 de 2023), estructurado en tres cuentas independientes:

  • Gastos de Radicación y Estudio de Viabilidad Contractual: Costo administrativo fijo para examinar la cláusula de amigable composición o el contrato de delegación, verificar facultades dispositivas de las partes y notificar la designación al amigable componedor. Se causa con la radicación formal de la solicitud.
  • Gastos Administrativos del Centro C.C.O.: Remuneración de la infraestructura técnica telemática, expedición de comunicaciones certificadas, conformación del expediente electrónico cifrado con HASH SHA-256 y custodia institucional (Norma NTC 5906). Se causan gradualmente conforme se agotan las fases procesales.
  • Honorarios del Panel de Amigable(s) Componedor(es): Contraprestación por la gestión del mandato, audiencia de fijación de reglas, recepción de alegatos, análisis técnico y expedición de la decisión final vinculante. Estos fondos permanecen en depósito y solo se liquidan a favor del componedor según los hitos efectivamente evacuados.

2. BAREMO INSTITUCIONAL DE RETENCIÓN Y REEMBOLSO

Etapa Procesal de Terminación / Desistimiento Retención Aplicable (No Reembolsable) Saldo Sujeto a Reintegro (Reembolsable)
A. Retiro de la solicitud antes del traslado a la contraparte y designación
100% de los gastos de radicación y examen inicial en UVB.
100% de los honorarios del componedor y de los gastos de administración no causados.
B. Terminación bilateral o desistimiento después de notificar pero antes de la aceptación del componedor
Gastos de radicación + 50% de los gastos de administración del Centro causados.
100% de los honorarios del componedor y el 50% remanente de administración.
C. Desistimiento o transacción tras la posesión del componedor pero antes de la audiencia de fijación de reglas y honorarios
100% de gastos de radicación y administración causados + hasta 20% de honorarios por estudio inicial del conflicto.
80% del depósito de honorarios del amigable componedor.
D. Terminación anticipada por mutuo acuerdo tras la suscripción del documento de reglas del trámite
100% de gastos de administración del Centro + hasta el 50% de los honorarios del componedor según labor probatoria o técnica adelantada.
50% remanente de honorarios del componedor y el saldo no ejecutado de fondos de peritaje.
E. Expedición y suscripción de la decisión contractual vinculante
100% de gastos de administración y 100% de honorarios del componedor.
 $0.00 COP (La decisión hace tránsito a cosa juzgada y presta mérito ejecutivo con fuerza contractual vinculante).

3. REGLAS ESPECIALES DE LA AMIGABLE COMPOSICIÓN

  • Falta de Pago de la Cuota Parte (Cesación del Trámite): Si una de las partes no efectúa el pago de su cuota de gastos y honorarios fijada en las reglas del trámite, y la contraparte opta por no subrogarse en dicho pago dentro del término concedido, el trámite se dará por terminado. A la parte cumplida que consignó se le reembolsará el 100% de la suma depositada por honorarios de componedor, reteniéndose únicamente los gastos de administración ya ejecutados por el Centro.
  • Destino de Peritajes y Pruebas Técnicas Externas: Cuando las partes hayan sufragado partidas para dictámenes de expertos independientes, contables o visitas de campo y el proceso finalice anticipadamente, se devolverá el 100% del dinero no comprometido contractualmente con el perito al momento de la orden de archivo.

4. PROCEDIMIENTO OPERATIVO Y AJUSTE FISCAL (DIAN)

  1. Radicación de Reclamación: La parte titular del pago remitirá memorial formal al correo corporacionmataco@gmail.com detallando el radicado institucional (CCO-AMC-2026-XXXX), anexando la certificación bancaria (no mayor a 30 días) y el acuerdo de terminación o constancia de archivo.
  2. Liquidación y Aprobación: La Secretaría Técnica y la Dirección Financiera emitirán la liquidación en UVB en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles.
  3. Desembolso y Emisión de Nota Crédito: La Corporación Mataco efectuará la transferencia en los siguientes diez (10) días hábiles y expedirá obligatoriamente la Nota Crédito Electrónica vinculada al CUFE de la factura original (Resolución DIAN 000165 de 2023), reversando contablemente los impuestos causados sobre los servicios no prestados.

FUENTES NORMATIVAS

  • Régimen de la Amigable Composición: Ley 1563 de 2012 (Artículos 59, 60 y 61). Regula la naturaleza contractual del trámite, el nombramiento y remuneración de los amigables componedores y los efectos de transacción y mérito ejecutivo de su decisión final.
  • Sector Justicia y Tarifas MASC: Decreto 1069 de 2015 (DUR del Sector Justicia y del Derecho). Fija las bases reglamentarias para centros autorizados en amigable composición y administración de recursos en depósito.
  • Desindexación Arancelaria Obligatoria: Ley 2294 de 2023 (Artículo 313). Obliga a tasar, cobrar y reembolsar aranceles y honorarios en Unidades de Valor Básico (UVB).
  • Facturación Electrónica y Reversión Tributaria: Resolución DIAN 000165 de 2023 (Anexo Técnico 1.9) y Estatuto Tributario (Artículo 616-1). Rigen la expedición obligatoria de notas crédito electrónicas ante reembolsos y anulaciones comerciales.
  • Gestión de Calidad en Centros Arbitrales y de Composición: Norma Técnica Colombiana NTC 5906 (ICONTEC). Exige procedimientos estandarizados, transparentes y auditables para la custodia y devolución de sumas no causadas.

EN TRÁMITES DE MEDIACIÓN COMERCIAL (NACIONAL E INTERNACIONAL)

1. DESCOMPOSICIÓN DE LOS CONCEPTOS COBRADOS

Los aranceles del servicio de mediación comercial se encuentran tasados en Unidades de Valor Básico (UVB) para trámites domésticos (Art. 313, Ley 2294 de 2023), o en su contravalor en divisas convertibles (USD / EUR) bajo la TRM oficial para trámites transfronterizos, dividiéndose en tres conceptos independientes:

 

  • Tasa de Registro y Radicación Inicial: Valor fijo e invariable destinado al estudio formal de la solicitud, examen de cláusulas contractuales escalonadas (tipo Multi-Tiered Dispute Resolution Clauses), control preliminar de conflicto de intereses y apertura del expediente digital con sellado criptográfico HASH SHA-256. Se causa en su totalidad al momento de la radicación.
  • Gastos de Administración Institucional: Cubre la infraestructura telemática cifrada de negociación, salas privadas (caucuses), comunicaciones certificadas y la expedición del protocolo de validación y custodia del acuerdo de transacción (Norma NTC 5906). Se causan gradualmente según el despliegue operativo del Centro.
  • Honorarios del Mediador Comercial: Remuneración por la gestión neutral, estudio del modelo de negocio, dirección de sesiones conjuntas y privadas, y estructuración técnica del acuerdo transaccional. Estos fondos permanecen en depósito y solo se liquidan a favor del mediador en función de las horas de audiencia o etapas efectivamente desarrolladas.

2. BAREMO DE RETENCIÓN Y REEMBOLSO SEGÚN ETAPA Y JURISDICCIÓN

Modalidad de Mediación Etapa Procesal de Terminación / Desistimiento Retención Aplicable (No Reembolsable) Saldo Sujeto a Reintegro (Reembolsable)
Mediación Comercial Nacional
Retiro de la solicitud antes de la notificación o invitación formal a la parte convocada.
100% de la tasa de radicación y examen inicial en UVB.
100% de los honorarios del mediador y gastos de administración no causados.
Mediación Comercial Nacional Falta de aceptación o rechazo de la contraparte a la invitación a mediar (principio de voluntariedad).
Tasa de radicación + gastos operativos de notificación telemática desplegados (máximo 15 UVB).
100% de los honorarios del mediador comercial.
Mediación Comercial Nacional
Desistimiento o terminación tras la designación del mediador pero antes de la primera sesión conjunta.
100% de gastos de administración causados + hasta 20% de honorarios por revisión técnica del caso.
80% del depósito de honorarios del mediador.
Mediación Comercial Nacional Terminación anticipada sin acuerdo después de celebrada una o más sesiones de mediación. 100% de gastos de administración + honorarios devengados tasados por horas/sesión realizadas.
Remanente no causado del fondo de provisión de honorarios.
Mediación Comercial Transfronteriza (Internacional)
Retiro de la demanda antes de confirmar el panel de mediadores internacionales (Notice of Mediation).
Tarifa administrativa base de registro internacional (Registration Fee).
100% del depósito de honorarios del mediador (Advance on Costs).
Mediación Comercial Transfronteriza (Internacional)
Terminación unilateral o bilateral una vez firmado el Convenio de Mediación (Agreement to Mediate).
Gastos de administración incurridos + horas de trabajo facturadas por el mediador según tarifas internacionales pactadas.
Saldo remanente del anticipo de honorarios y gastos de traducción/plataforma no utilizados.
Ambas Modalidades
Suscripción exitosa del Acuerdo de Transacción Comercial (nacional o bajo Convención de Singapur).
100% de los gastos de administración y 100% de los honorarios del mediador.
$0.00 COP / USD (El acta adquiere plenos efectos vinculantes, ejecutables y transaccionales).

3. REGLAS ESPECIALES DEL RÉGIMEN DE MEDIACIÓN

  • Retiro Unilateral y Autonomía de la Voluntad: En aplicación del Reglamento Modelo de la CNUDMI / UNCITRAL y las prácticas internacionales, cualquiera de las partes tiene la potestad de retirarse de la mediación en cualquier momento. Dicho retiro no genera sanciones pecuniarias, procediendo la liquidación inmediata de honorarios causados hasta el minuto de la notificación de terminación y la restitución del saldo disponible.
  • Tratamiento de Divisas en Mediaciones Internacionales: En trámites internacionales pactados en moneda extranjera (USD / EUR), los reembolsos se girarán en la misma divisa original o en pesos colombianos liquidados a la TRM oficial del día del desembolso, previa deducción de las comisiones bancarias de transferencia internacional SWIFT/interbancarias asumidas por la entidad financiera.
  • Seguridad y Ejecución Directa (Ley 2309 de 2023): Si el acuerdo de mediación internacional es suscrito formalmente, el Centro expedirá la atestación de conformidad con la Convención de Singapur, habilitando su cobro forzoso en los Estados contratantes sin requerir proceso judicial de exequátur previo.

4. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y AJUSTE TRIBUTARIO (DIAN)

  1. Radicación de Memorial: La empresa o apoderado titular del pago radicará solicitud formal al correo institucional corporacionmataco@gmail.com identificando el radicado (CCO-MED-2026-XXXX), acreditando la personería jurídica del representante y adjuntando certificación bancaria (con vigencia no superior a 30 días).
  2. Liquidación de Saldos: La Dirección Financiera del Centro liquidará las horas efectivas de sesión y los gastos no ejecutados en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles.
  3. Desembolso y Emisión de Nota Crédito: La Corporación Mataco ordenará la transferencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la aprobación. En estricta concordancia con la Resolución DIAN 000165 de 2023, se generará la correspondiente Nota Crédito Electrónica vinculada al CUFE de la Factura Electrónica de Venta (FEV) original, reversando contablemente el IVA y retenciones aplicables sobre el servicio no prestado.

FUENTES NORMATIVAS

  • Eficacia de Acuerdos de Mediación Comercial Internacional: Ley 2309 de 2023 (Aprobatoria de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Acuerdos de Transacción Internacionales Resultantes de la Mediación – Convención de Singapur) y Corte Constitucional, Sentencia C-418 de 2024 (Control automático de constitucionalidad que declaró exequible la Convención y su ley aprobatoria).
  • Directrices Internacionales de Mediación: Reglamento de Mediación de la CNUDMI / UNCITRAL (versión 2021) y Ley Modelo de la CNUDMI sobre Mediación Comercial Internacional (2018).
  • Estatuto General de la Conciliación (Marco Supletorio MASC): Ley 2220 de 2022 (Artículos 52, 91 y 93).
  • Desindexación Arancelaria en UVB: Ley 2294 de 2023 (Artículo 313). Dispone la cuantificación imperativa de cobros y devoluciones en Unidades de Valor Básico (UVB).
  • Equivalencia Funcional y Comercio Electrónico: Ley 527 de 1999 y Ley 2213 de 2022. Regulan la validez de los acuerdos celebrados telemáticamente y su preservación criptográfica.
  • Facturación Electrónica y Notas Crédito: Resolución DIAN 000165 de 2023 (Anexo Técnico 1.9) y Estatuto Tributario (Artículo 616-1).
  • Sistema de Gestión de Calidad en Centros MASC: Norma Técnica Colombiana NTC 5906 (ICONTEC). Establece los requisitos de transparencia, trazabilidad contable y procedimientos documentados para la devolución de emolumentos en servicios de resolución de controversias.

EN TRÁMITES DE MEDIACIÓN PENAL RESTAURATIVA (DELITOS DE OFICIO HASTA 5 AÑOS, QUERELLABLES DERIVADOS Y PROCESOS DE JUSTICIA RESTAURATIVA)

NATURALEZA DEL COBRO Y DEL SERVICIO

En Colombia, la mediación penal operada directamente por la Fiscalía General de la Nación o los Consultorios Jurídicos Universitarios es gratuita. No obstante, cuando las partes acuden ante un Centro de Conciliación Privado Autorizado que cuenta con lista oficial de mediadores penales/facilitadores restaurativos (conforme al Decreto 1069 de 2015 y el Decreto 042 de 2026), el Centro percibe costos administrativos y honorarios regulados por su reglamento y autorizados bajo la métrica legal de Unidades de Valor Básico (UVB).

 

Dado que el artículo 520 de la Ley 906 de 2004 consagra que el consentimiento de la víctima y del ofensor es libre y puede ser retirado en cualquier momento, el régimen de tarifas y devoluciones está condicionado a la evolución de las fases restaurativas.

 

1. DESCOMPOSICIÓN DE LOS RUBROS COBRADOS EN MEDIACIÓN PENAL

  • Gastos de Radicación y Verificación de Procedencia Jurídica: Estudio formal del caso para validar que el delito imputado sea legalmente susceptible de mediación penal (pena mínima que no exceda de 5 años de prisión, delitos sin privación de libertad o querellables – Art. 524 Ley 906 de 2004). Se causa con la radicación formal de la solicitud.
  • Gastos de Administración y Preparación Restaurativa: Disposición de infraestructura, canales virtuales seguros (HASH SHA-256), comunicaciones oficiales al Fiscal del caso o Juez de Garantías/Conocimiento, y adecuación de espacios para evitar cualquier riesgo de revictimización.
  • Honorarios del Mediador Penal / Facilitador Restaurativo: Remuneración del profesional inscrito y capacitado en técnicas de diálogo restaurativo. Su causación se divide en dos fases técnicas:

     

    1. Fase Preparatoria (Pre-encuentros individuales o caucus): Sesiones privadas y separadas con la víctima y con el imputado para valorar afectaciones, expectativas y voluntad real de encuentro.
    2. Fase del Encuentro Conjunto y Plan de Reparación: Dirección del diálogo conjunto, estructuración de acuerdos (disculpas, reparación económica o devolución de bienes) y elaboración del informe oficial para el fiscal.

2. TABLA MAESTRA DE REEMBOLSO SEGÚN ETAPA Y RETIRO DEL CONSENTIMIENTO

Causal de Terminación del Trámite Procedencia del Reembolso Deducción / Retención Aplicada (No Reembolsable) Saldo a Devolver a la Parte Pagadora (Reembolsable)
A. Inadmisibilidad o improcedencia legal del delito (violencia intrafamiliar agravada, delitos sexuales o penas que excedan el límite del Art. 524) Procede (Parcial)
Retención de los gastos mínimos de estudio preliminar en UVB (máximo 5 UVB).
100% de los honorarios del mediador penal y remanente administrativo.
B. Desistimiento o no aceptación de la contraparte ANTES de iniciar los pre-encuentros Procede (Parcial)
Gastos de radicación y gestiones de contacto inicial desplegadas.
100% de los honorarios del mediador penal.
C. Retiro voluntario del consentimiento DURANTE las sesiones preparatorias individuales (la víctima o el imputado decide no continuar) Procede (Parcial)
Gastos de administración causados + 40% de honorarios por la sustanciación de la sesión preparatoria individual.
60% de los honorarios del mediador penal (correspondientes al encuentro conjunto y redacción del plan no realizado).
D. Terminación por riesgo de revictimización (el mediador penal suspende el trámite por asimetría de poder, coacción o afectación emocional grave) Procede (Parcial)
Gastos de administración mínimos + retribución básica de la sesión individual de contención.
 50% de los honorarios del mediador penal. Se remite informe motivado de no viabilidad a la Fiscalía.
E. Fracaso del diálogo en la sesión conjunta (no se logra consenso sobre el plan de reparación o perdón) NO procede
Retención del 100% de gastos y honorarios. El servicio restaurativo se prestó íntegramente y se expide el informe final al despacho judicial.
$0.00 COP.
F. Suscripción exitosa del Acuerdo y Plan Restaurativo (remitido a la Fiscalía para aplicación del principio de oportunidad, preclusión o tasación punitiva) NO procede
Retención del 100% por cumplimiento pleno del objeto institucional y del encargo restaurativo.
$0.00 COP.
G. Falla técnica no superable o impedimento del mediador no sustituido por el Centro Procede (Total)
Ninguna retención.
100% de la totalidad de lo consignado.

3. REGLAS ESPECIALES DE LA JUSTICIA RESTAURATIVA

  • Prohibición de Penalización por Retiro de Consentimiento: De conformidad con el artículo 520 de la Ley 906 de 2004, la retractación de la víctima o del imputado es un derecho procesal. El Centro C.C.O. no aplicará cláusulas penales, sanciones pecuniarias ni retenciones abusivas motivadas en la decisión de no acudir al encuentro.
  • No Admisión de Culpabilidad: Toda manifestación o propuesta económica ventilada durante los pre-encuentros o la mediación es estrictamente confidencial y no puede ser retenida ni aportada al proceso penal como prueba de culpabilidad o dolo (Art. 526, Ley 906 de 2004).
  • Titularidad del Reembolso: La devolución se reintegrará exclusivamente a la persona natural o jurídica que figure como titular del pago y adquirente en la factura electrónica de venta, salvo delegación expresa por escrito.

4. PROCEDIMIENTO OPERATIVO Y EXPEDICIÓN DE NOTA CRÉDITO DIAN

  1. Solicitud de Reembolso: Radicación escrita al correo corporacionmataco@gmail.com indicando el radicado institucional (CCO-MED-PEN-2026-XXXX), datos del fiscal o juzgado que conoce de la causa penal, motivos de la terminación y certificación bancaria vigente (menor a 30 días).
  2. Revisión y Liquidación en UVB: La Secretaría Técnica y la Dirección Financiera verificarán el informe del mediador penal sobre el hito procesal alcanzado y liquidarán el saldo en un término máximo de diez (10) días hábiles.
  3. Dispersión Bancaria y Ajuste Fiscal: La Corporación Mataco ordenará el pago bancario dentro de los diez (10) días hábiles subsiguientes. De forma concomitante, se expedirá la Nota Crédito Electrónica vinculada al CUFE de la factura original (Resolución DIAN 000165 de 2023), ajustando el IVA y los registros contables ante el MUISCA.

FUENTES NORMATIVAS

  • Código de Procedimiento Penal Colombiano (Justicia Restaurativa): Ley 906 de 2004 (Artículos 518, 520, 523, 524, 525, 526 y 527). Regula los conceptos, límites punitivos, consentimiento libre, facultades del fiscal y trámite de la mediación penal.
  • Reglamentación del Sector Justicia sobre Centros MASC y Mediación Penal: Decreto 042 de 2026 (que sustituye y modifica parcialmente el Decreto 1069 de 2015). Regula la operación de los Centros de Conciliación, su lista de mediadores penales, publicación de tarifas y control de devoluciones.
  • Estrategia Nacional de Justicia Restaurativa: Resolución 211 de 2025 de la Fiscalía General de la Nación. Crea la Unidad de Justicia Restaurativa y unifica las pautas de articulación con facilitadores y centros de mediación.
  • Desindexación Arancelaria en UVB: Ley 2294 de 2023 (Artículo 313). Dispone la tasación obligatoria de tarifas y liquidaciones de centros MASC en Unidades de Valor Básico (UVB).
  • Régimen de Facturación Electrónica y Notas Crédito: Resolución DIAN 000165 de 2023 (Anexo Técnico 1.9) y Estatuto Tributario (Artículo 616-1).
  • Sistema de Gestión de Calidad en Centros MASC: Norma Técnica Colombiana NTC 5906 (ICONTEC). Establece la obligatoriedad de procedimientos transparentes, seguros y auditables en la administración y devolución de aranceles institucionales.
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